Sygnaliści

PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W CHEMA-ELEKTROMET SPÓŁDZIELNIA PRACY  W RZESZOWIE

Zasady ogólne

§ 1 

1. Niniejsza Procedura określa sposoby, zasady i tryb przyjmowania zgłoszeń dotyczących naruszenia prawa dokonywanych przez sygnalistów oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami obowiązujące w Chema - Elektromet Spółdzielnia Pracy w Rzeszowie (dalej zwana Chema).
   
   

2. Wdrożony w Chema proces przyjmowania zgłoszeń umożliwia sygnalistom dokonanie zgłoszeń za pomocą specjalnie w tym celu utworzonych kanałów, w sposób który zapewnia ochronę przed działaniami odwetowymi, które mogą być następstwem zgłoszenia.
   
   

3. Nie podlegają ochronie sygnaliści dokonujący zgłoszenia w złej wierze, zgłoszenia nieprawdziwego, a także sygnaliści, którzy przy dokonywaniu zgłoszenia podają celowo i świadomie wprowadzające w błąd informacje.
   
   

4. Przez użyte w Procedurze określenia rozumie się:
   
   

   1. anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
      
      

   2. działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane dokonanym zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
      
      

   3. działanie następcze – działanie podjęte przez upoważnionego pracownika Chema, w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury;
      
      

   4. informacje o naruszeniu prawa – informacje, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Chemie, w której sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
      
      

   5. informacje zwrotne – informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań przekazane sygnaliście;
      
      

   6. kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji w Chemie, lub pełnienia służby, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
      
      

   7. naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub ma na celu obejście prawa;
      
      

   8. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
      
      

   9. osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
      
      

   10. osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnaliście, tj. małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu;
       
       

   11. sygnalista - osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą, w tym:
       
       

• pracownik;
• pracownik tymczasowy;
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• przedsiębiorca;
• prokurent;
• akcjonariusz lub wspólnik;
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
• stażysta;
• praktykant;
• wolontariusz;
• funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i służby Więziennej i ich rodzin;
• żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny;
  
  

12. ujawnienie publiczne - podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
    
    

13. zgłoszenie wewnętrzne - przekazanie pisemne informacji o naruszeniu prawa;
    
    

14. zgłoszenie zewnętrzne - przekazanie ustne lub pisemne Rzecznikowi Prawo Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

Definicja naruszenia prawa

§ 2

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

Zgłoszenie wewnętrzne

§ 3

1. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane w formie pisemnej w następujący sposób:
   
   

1. w formie listownej na adres: Chema – Elektromet Spółdzielnia Pracy, ul. Przemysłowa 9, 35-105 Rzeszów,

2. osobiście poprzez wrzucenie zgłoszenia do skrzynki na listy umieszczonej na klatce schodowej w budynku Chemy położonym przy ul. Przemysłowej 9,
   
   

2. Zgłoszenia należy przekazywać w zaklejonej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie naruszenia prawa”, które następnie jest niezwłocznie przekazywane do osoby, o której mowa § 4 ust.1.
   
   

3. W celu sprawnego rozpatrywania zgłoszeń zaleca się, aby zgłoszeń dokonywać na wzorze formularza zgłoszenia, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.
   
   

4. Nie dopuszcza się przyjmowania zgłoszeń anonimowych.
   
   

5. Zgłoszenie powinno szczegółowo opisywać zdarzenie. W zgłoszeniu, o którym mowa w ust. 1 należy w szczególności:
   
   

1. wskazać osobę/osoby, których dotyczy zgłoszenie;

2. wskazać przedmiot naruszenia;

3. przedstawić datę i miejsce jego wystąpienia lub czas trwania;

4. ujawnić dowody potwierdzające przedstawione zgłoszenie (jeżeli osoba dokonująca zgłoszenie takimi dowodami dysponuje);

5. podać dane osoby dokonującej zgłoszenia, w tym status tej osoby oraz dane osobowe;

6. podać dane osób, które pomagają w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych ze zgłaszającym, jeżeli pozostają w stosunku pracy w Chemie;

7. wskazać, czy zgłaszający wyraża zgodę na ujawnienie swej tożsamości;

8. wskazać adres, na który należy przekazać potwierdzenie zgłoszenia, o którym mowa w § 6 ust.1.
   
   

6. Daty wystąpienia lub czasu trwania zdarzenia, o którym mowa w ust. 5 pkt 3 nie wskazuje się w przypadku potencjalnego naruszania prawa, do którego prawdopodobnie dojdzie.

§ 4

1. Podmiotem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń w Chemie jest wyznaczony pracownik posiadający pisemne upoważnienie Zarządu – Kierownik Działu Organizacyjno-Prawnego.
   
   

2. W przypadku, gdy zgłoszenie zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika, pracownik ten jest obowiązany do:
   
   

1. nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;

2. niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi, bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.
   
   

3. Podmiotem uprawnionym do rozpatrywania zgłoszeń w Chemie oraz podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej jest Komisja.
   
   

4. Komisja składa się z wyznaczonych przez Zarząd do danego zgłoszenia osób posiadających pisemne upoważnienie Zarządu do wykonywania powyższych czynności.
   
   

5. W związku z realizowanymi zadaniami w ww. zakresie, upoważnione osoby są zobowiązane do traktowania wszystkich zgłoszeń z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.

§ 5

1. Zgłoszenia wewnętrznego mogą dokonywać w szczególności:
   
   

1. pracownicy Chemy;

2. byli pracownicy Chemy;

3. osoby ubiegające się o zatrudnienie w Chemie;

4. stażyści;

5. osoby świadczące pracę na rzecz pracodawcy na innej podstawie niż stosunek pracy.
   
   

2. Po wpłynięciu zgłoszenia upoważniona osoba przekazuje zgłoszenie Zarządowi.
   
   

3. Zarząd wyznacza komisję do rozpatrzenia zgłoszenia.
   
   

4. Zgłoszenie podlega wpisowi do rejestru zgłoszeń wewnętrznych prowadzonego przez upoważnioną osobę. Wzór rejestru zgłoszeń stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.

Działania następcze

§ 6

1. Pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń, o którym mowa w § 4 ust. 1 informuje osobę dokonującą zgłoszenia o przyjęciu zgłoszenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Potwierdzenie przekazywane jest na adres podany w zgłoszeniu, chyba, że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie przyjęcia.
   
   

2. Wzór potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa stanowi załącznik nr 3 do niniejszej Procedury.
   
   

3. Komisja niezwłocznie dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia w zakresie oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, zwłaszcza, gdy z uwagi na przedmiot zgłoszenia, naruszenie prawa mogłoby poważnie zakłócić funkcjonowanie Chemy lub narazić pracowników i osoby korzystające z usług Chemy na zagrożenie życia lub zdrowia.

§ 7

1. W celu ustalenia prawdziwości zarzutów znajdujących się zgłoszeniu, Komisja może zwrócić się do osoby dokonującej zgłoszenia o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanego zgłoszenia naruszenia prawa. W tym celu, Komisja wykorzystuje dane kontaktowe wskazane przez osobę dokonującą zgłoszenia.
   
   

2. Odmowa przekazania wyjaśnień lub dodatkowych informacji, o których mowa w ust. 1 nie wstrzymuje biegu dalszego postępowania, w tym postępowania wyjaśniającego.

§ 8

1. Komisja podejmuje decyzję w sprawie przeprowadzenia:
   
   

1. postępowania wyjaśniającego, w tym ustalenia dowodów (z dokumentacji, ze świadków), na których osoba zgłaszająca naruszenie opiera swoje zgłoszenie, bądź

2. odstępuje od przeprowadzenia czynności, o których mowa w pkt 1 w przypadku, gdy wystąpi, co najmniej jedna z okoliczności, o której mowa w ust. 3.
   
   

Czynności, o których mowa w pkt 1 nie powinny trwać dłużej niż 2 miesiące od zgłoszenia naruszenia prawa.

2. O odstąpieniu od przeprowadzenia działań następczych, Komisja zawiadamia Zarząd, osobę dokonującą zgłoszenia oraz pracownika, którego zgłoszenie dotyczy w terminie odpowiednio 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia lub 7 dni od dnia podjęcia działań następczych, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
   
   

3. Komisja odstępuje od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, jeżeli:

1. zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa;

2. sprawa była już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, a w zgłoszeniu nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem wewnętrznym;

3. zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.

1. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, Komisja odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze, o którym mowa w § 5 ust. 4.

§ 9

1. Komisja może zwrócić się do Zarządu o umożliwienie udziału w postępowaniu wyjaśniającym innych pracowników Chemy, których udział, z uwagi na posiadaną wiedzę, doświadczenie lub posiadane informacje w zakresie objętym zgłoszeniem, może przyczynić się do wyjaśnia sprawy, objętej przedmiotem zgłoszenia. Osoby te mogą uczestniczyć w postępowaniu na podstawie pisemnego upoważnienia wydanego przez Zarząd.
   
   

2. W przypadku, gdy okoliczności sprawy za tym przemawiają, Komisja może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, w tym dokonać przesłuchania pracowników mających lub mogących mieć związek z przedmiotem postępowania oraz dokonać analizy dokumentacji wewnętrznej w celu skonfrontowania z przedstawionym zgłoszeniem wewnętrznym. Z przesłuchania pracowników sporządza się protokół, który włącza do akt sprawy.
   
   

3. W przypadku, gdy okoliczności sprawy za tym przemawiają, Komisja może – za uprzednią zgodą Zarządu – zasięgać opinii wymagającej wiedzy specjalistycznej, w tym biegłego, radcy prawnego, adwokata, specjalisty z danego zakresu.

§ 10

1. Po przeprowadzeniu czynności, o których mowa w § 7 - 9, Komisja dokonuje oceny zebranego materiału dowodowego.
   
   

2. Komisja, uwzględniając materiał dowodowy, o którym mowa w ust. 1, sporządza raport z przeprowadzonego postępowania, który przedstawia Zarządowi w terminie nie dłuższym niż 2 miesiące od dnia przyjęcia zgłoszenia. Wzór raportu stanowi załącznik nr 4 do niniejszej Procedury.
   
   

3. W raporcie, o którym mowa w ust. 2 należy wskazać w szczególności:
   
   

1. opis przedmiotu zgłoszenia;

2. osobę, której dotyczy zgłoszenie;

3. czynności podjęte w dochodzeniu wewnętrznym i postępowaniu wyjaśniającym;

4. ustalenie stanu faktycznego;

5. rekomendowane działania naprawcze.

§ 11

Po zapoznaniu się z raportem, o którym mowa w § 10 ust. 2, Zarząd podejmuje odpowiednie środki, adekwatne do rodzaju naruszenia prawa, w tym dyscyplinujące pracowników odpowiedzialnych za naruszenia prawa oraz działania zapobiegające postawaniu naruszeń prawa w przyszłości.

§ 12

1. Zarząd przekazuje osobie zgłaszającej naruszenie informację zwrotną, w której stwierdza wystąpienie lub stwierdza brak wystąpienia naruszenia prawa oraz informuje o środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa. W informacji wskazuje się przyczyny podjęcia danego działania.
   
   

2. Informacja zwrotna, o której mowa w ust. 1 jest przekazywana osobie zgłaszającej naruszenie w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba, że osoba zgłaszająca nie podała adresu do kontaktu, na który należy przesłać informację zwrotną.

Zakaz działań odwetowych

§ 13

1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec osoby zgłaszającej naruszenie a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
   
   

2. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych w stosunku do osoby, która pomogła osobie zgłaszającej naruszenie w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z osobą zgłaszającą naruszenie powiązana.
   
   

3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec osoby zgłaszającej naruszenie, będą traktowane, jako naruszenie niniejszej Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę podejmującą działania odwetowe z Pracodawcą.
   
   

4. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3 powyżej.
   
   

5. Osoba zgłaszająca naruszenie w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło), nie podlega ochronie przewidzianej w niniejszej Procedurze oraz w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
   
   

6. Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od osoby zgłaszającej naruszenie odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

Ochrona Danych Osobowych

§ 14

1. Dane osobowe osoby zgłaszającej naruszenie oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy podlegają ochronie prawnej zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Klauzula informacyjna stanowi załącznik nr 5 do niniejszej Procedury.
   
   
2. Dane osobowe osoby zgłaszającej naruszenie pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że osoba zgłaszająca naruszenie wyrazi zgodę na ich ujawnienie z zastrzeżeniem sytuacji, której ujawnienie tożsamości zgłaszającego wymagane jest na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
   
   
3. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa osobie zgłaszającej naruszenie oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Osoba zgłaszająca naruszenie, której dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinna niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Komisję.
   
   
4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy są usuwane.

Zgłoszenia zewnętrzne

§ 15

1. Tryb dokonywania zgłoszeń zewnętrznych określają przepisy rozdziału 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
   
   

2. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
   
   

3. Zgłoszenie zewnętrzne polega na przekazaniu informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu.

Postanowienia końcowe

§ 16

W sprawach nieuregulowanych zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

§ 17

1. Pracownicy zatrudnieni w Chemie zapoznają się z niniejszą Procedurą, a fakt ten potwierdzają własnoręcznym podpisem. Oświadczenie w tym zakresie dołączone jest do akt osobowych pracowników. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do niniejszej Procedury.
   
   

2. W przypadku pracowników przyjmowanych do pracy, Dział Organizacyjno-Prawny zapoznaje pracownika z Procedurą przed dopuszczeniem do pracy.